Acquisto solidale

È l’attività che impegna maggiormente i volontari del GAS Caneva perché richiede il lavoro e la collaborazione di più figure con compiti e responsabilità diverse per portare a termine tutto il processo; dalla scelta del fornitore alla consegna dei prodotti, nonché alla gestione dei rendiconti del Gruppo ed individuali. Di seguito una schematizzazione dell’intero processo. Sono rappresentazioni indicative, in quanto le attività si adattano alle esigenze relative ai prodotti e quelle dei soci.
L’obiettivo è quello di assegnare ad ogni produttore un referente e, allo stesso tempo, avere la disponibilità di altri volontari che supportino il processo degli acquisti, la ricezione e la distribuzione dei prodotti che ci interessano.

Il referente propone al direttivo un produttore
Dopo l’approvazione il referente contatta il produttore per conferirgli il lavoro, definindo costi e prodotti
Il referente propone ai soci il prodotto e apre l’ordine
Il socio prenota i prodotti
Il referente ordina al produttore la merce
Il produttore consegna i prodotti al GAS
Il referente organizza con logistica GAS (la ricezione, il controllo, la preparazione dell’ordine)
Il referente predispone il rendiconto al segretario
Il socio paga l’ordine
Il segretario salda il produttore e registra crediti/debiti

Produttore

La selezione del produttore (o del prodotto) in genere tiene conto di alcuni aspetti che riteniamo importanti: la qualità del prodotto, ovvero che provenga da coltivazioni biologiche, biodinamiche, o comunque con attenzione alla salubrità degli stessi ma anche dell’ambiente di lavoro, dei lavoratori eventualmente coinvolti, della legalità delle produzioni. Per questo le verifiche che il referente fa per conto degli altri soci devono tener conto di tali elementi. Il referente svolge gli approfondimenti nel modo che ritiene più proprio, con visita in loco, verificando le certificazioni di enti terzi, indagando sulla reputazione del produttore, e/o effettuando un ordine di prova, ecc.

Referente Produttore/prodotto

Propone al Direttivo del Gas Caneva un nuovo prodotto o un nuovo produttore, ottenendone il benestare;
Contatta il produttore, effettuando le verifiche e gli approfondimenti, rilevando la disponibilità, modalità e costi per l’ordine;
Presenta ai soci tramite e-mail o nell’assemblea degli ordini tale prodotto/produttore, verificandone l’interesse;
Predispone le modalità di prenotazione dell’ordine specifico, in genere con l’utilizzo del sito www.eventhia.com;
Riceve le prenotazioni, le eventuali richieste di chiarimento;
Comunica al produttore i quantitativi dei prodotti richiesti, verifica le modalità di pagamento e di consegna dei prodotti;
Organizza, anche in collaborazione con i volontari addetti alla logistica del Gruppo, la ricezione, verifica e smistamento dei prodotti;
Invia l’avviso e gestisce, anche in collaborazione con altri soci, la consegna del materiale ordinato (in genere tramite e-mail);
Predispone il materiale per la consegna, comprensivo di ricevuta dei prodotti, ed effettua la consegna dei prodotti;
Predispone il resoconto per la Segreteria, per permettere le registrazioni per il Gruppo e per i singoli soci;
Gestisce eventuali errori, e/o contestazioni in relazione all’ordine.

Direttivo (organo sociale)

I membri del Direttivo sono eletti ogni tre anni dall’assemblea dei soci.
Al direttivo spetta realizzare gli obiettivi sociali.
Nel caso della gestione degli ordini di acquisto, verifica che le scelte proposte ai soci siano coerenti con i valori dello statuto e con le decisioni dell’assemblea dei soci.

Referente addetto al ritiro

Il referente addetto al ritiro fa parte del sottoGruppo Ordini & Logistica;
Riamane disponibile ad essere contattato per la ricezione della merce;
Attiva ulteriori volontari per lo scarico del materiale;
Informa il referente per lo smistamento dell’esito della consegna.

Referente addetti allo smistamento

Tale mansione in genere corrisponde all’addetto al ritiro;
Riceve gli elenchi dei prodotti pervenuti, totali e con il dettaglio per ogni socio;
Controlla la corrispondenza materiale ricevuto con i documenti di consegna del produttore e con l’ordine fornito dal referente;
Suddivide la merce per socio acquirente.

Referente alla consegna

Verifica il buon esito dell’attività di controllo e smistamento dei prodotti;
Raccoglie la firma per ricevuta dal socio;
Consegna ai soci il materiale ordinato;
Gestisce eventuali necessità relative alla consegna, compresi i ritardi;
Al termine consegna il resoconto al referente.

Segretario (carica sociale)

Riceve la documentazione di consegna/fattura del produttore;
Riceve gli elenchi e le ricevute dei soci in relazione alla consegna dell’ordine;
Verifica la corrispondenza dei prodotti consegnati e gli impegni di spesa dei soci;
Effettua il pagamento del produttore;
Registra gli impegni dei soci;
Registra e verifica i versamenti dei soci in relazione all’ordine.

Socio acquirente

Inserisce i propri ordini tramite il sito eventhia o altre modalità;
Verifica con regolarità l’arrivo della e-mail di consegna. (In particolare per i prodotti freschi, il preavviso è molto breve);
Ritira quando previsto o, se impossibilitato, si accorda con il referente per il ritiro, e/o delega terze persone;
Firma la ricevuta della merce con la quale si impegna a pagare tramite bonifico (in genere entro 1 settimana dal ritiro).

Produttore

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Referente acquisti

Inserisce preventivo aggiornato in Eventhia (Dropbox).
Apre l’ordine in Eventhia.
Controlla i requisiti ed invia l’ordine al produttore.
Si accorda con produttore/corriere/addetto al ritiro per la consegna.
Si accorda per lo smistamento.
Elabora l’ordine per la consegna ai soci.
Contatta il referente alla consegna e fornisce file per ritiro e si accorda per la data. Manda la mail ai soci per il ritiro.
Riceve il resoconto dal referente alla consegna, lo elabora per il contabile.

Rappresentanza del Direttivo

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Referente addetto al ritiro

Contatta per accordi
Contatta eventuale aiutanti per lo scarico materiale
Avvisa il referente per lo smistamento

Referente addetti allo smistamento

Contatta eventuale aiutanti
Controlla corrispondenza materiale–bolla-ordine fornito dal referente
Suddivisione della merce per acquirente

Referente alla consegna

Compila la ricevuta per il gas e per il socio (promemoria per pagamento)
Fa firmare la ricevuta al socio
Consegna il materiale
Consegna il resoconto al referente

Contabile/segretario

Inserisce i dati finali elaborati dal referente
Inserisce i versamenti dei soci.

Socio acquirente

Inserisce i propri ordini tramite il sito eventhia o tramite excel in dropbox
Legge la mail per sapere data ed ora di ritiro. Quando i prodotti sono freschi, il preavviso per forza di cose è molto breve!
ritira quando previsto o, se impossibilitato, si accorda con un altro socio per il ritiro, avvertendo il GAS.
Firma per la ricevuta della merce e si impegna a pagare tramite bonifico entro 1 settimana dal ritiro.
Se l’importo è limitato, si accorda con un altro acquirente facendo un bonifico unico (da segnalare all’addetto alla consegna). E’ possibile inoltre fare un bonifico periodico anticipato, dal cui ammontare verranno sottratti via via gli importi spesi. Se il gassista desidera dissociarsi, gli verrà restituito il suo credito residuo.

Corriere

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I fornitori

I nostri fornitori, che siano produttori agricoli o altro, devono garantire la salubrità dei prodotti, il rispetto per la natura, per i rapporti con le maestranze e con gli acquirenti (non semplici clienti ma partners con cui condividere il percorso).
Fatte salve queste premesse, privilegiamo le aziende vicine, per il ruolo che svolgono nel mantenere e valorizzare il nostro territorio, oltre che per ridurre l’impatto ambientale dei trasporti. Cerchiamo di conoscere i produttori e visitare le aziende in modo da instaurare un rapporto di fiducia reciproca.
Diamo spazio a piccole aziende che, insistendo in zone più disagiate, non possono competere con i prezzi e le quantità della media-grande distribuzione, soprattutto se danno un valore aggiunto nella conservazione e valorizzazione del territorio ma anche di aree marginali.

Non necessariamente devono essere produttori biologici certificati: cerchiamo di stimolare con l’acquisto dei prodotti, anche aziende in fase di transizione verso il biologico o anche da chi, pur nella legalità, non ha modo di accedere alla certificazione. Il termine “bio”, attualmente fin troppo abusato per ragioni di marketing, per noi ha un significato ben più ampio che il mero rispetto dei parametri legislativi o dei canoni della certificazione: per questo conoscere il produttore e le sue competenze, ci aiuta a comprendere quanto il suo operato sia frutto di una convinzione o semplicemente di una scelta di convenienza economica.

Non abbiamo la pretesa di visitare tutti fornitori prima di acquistarne i prodotti: in particolare quando si trovano a distanze notevoli, ci affidiamo anche alle scelte di altri GAS che prima di noi hanno approfondito la conoscenza.

Durante le nostre visite di selezione non ci è mancato di dover segnalare a chi di competenza situazioni nelle quali era opportuno approfondire il comportamento poco chiaro del conduttore aziendale. I controlli non metodici su merce acquistata, ci hanno sempre confermato la bontà delle scelte effettuate.